Расходы
Учёт расходов комплекса по поставщикам и категориям, с чеками, и как расходы заполняют бюджет.
Во вкладке Расходы собрано, на что тратил комплекс: обслуживание лифта, клининговая компания, коммунальные услуги. У каждого расхода есть свои чеки, а с расходами года бюджет сравнивает свой план.
Кто может пользоваться
Боковое меню › Финансы › Расходы. Администратор комплекса, администратор организации или глобальный администратор внутри комплекса и бухгалтер могут добавлять, изменять и удалять расходы. Член правления может просматривать список и скачивать чеки.
Добавить расход
Кнопка Добавить расход открывает форму, в которой нужно указать:
- Подрядчик из справочника — необязательно, виден, когда у комплекса есть подрядчики и вы также работаете с заявками (бухгалтер вводит поставщика вручную): выбор заполняет поставщика и связывает с ним расход, и он появляется в карточке подрядчика.
- Поставщик: кому заплатили, например
Liftservice LLC, до 160 символов. - Категория: Уборка, Охрана, Лифт, Коммунальные услуги, Ремонт, Резервный фонд, Зарплаты персонала или Другое — те же категории, что и в бюджете.
- Сумма в валюте комплекса. Она должна быть больше нуля, не более двух знаков после запятой.
- Дата: день, когда были потрачены деньги. Она не может быть в будущем.
- Описание, необязательно.
- Чеки: кнопка Прикрепить файлы принимает до пяти файлов PDF, JPG или PNG, каждый не более 10 МБ.
Кнопка Добавить расход сохраняет его, и сообщение это подтверждает.
Список
В каждой строке видны поставщик, категория, сумма, дата и чеки. Нажмите на чек, чтобы скачать его. Фильтруйте по категории кнопками над списком, выберите месяц или ищите по поставщику или описанию. На телефоне список превращается в карточки.
Изменить или удалить расход
Кнопка Изменить в строке открывает ту же форму. Там можно удалить чек или прикрепить ещё один. Если за это время расход изменил кто-то другой, форма закрывается и просит открыть его снова, чтобы его изменение не было перезаписано.
Кнопка Удалить убирает расход из списка и из бюджета. Его запись и чеки сохраняются, чтобы журнал аудита по-прежнему показывал, что было потрачено.
Добавление, изменение и удаление расхода записываются в журнал аудита.
Расходы и бюджет
Расходы с датой в году — это фактические траты бюджета за этот год по категориям. Как только у комплекса появился расход, его валюту больше нельзя изменить.