Библиотека документов
Документы комплекса по папкам — с доступом, версиями и языками.
В разделе Документы собраны устав, договоры, финансовые отчёты, протоколы собраний и бланки комплекса. У каждого документа может быть файл на английском, армянском и русском, все прежние версии сохраняются, а доступ открыт всем в комплексе или только администраторам.
Кто может пользоваться
Боковое меню › Сообщество › Документы. Администратор комплекса, администратор организации или глобальный администратор внутри комплекса и член правления могут загружать, изменять и удалять документы. Собственники, жильцы и арендаторы читают открытые для всех документы в разделе Документы (на телефоне — в разделе Ещё), как описано ниже.
Папки
Папки находятся рядом со списком, у каждой — число документов в ней: Устав и правила, Договоры, Финансовые отчёты, Протоколы собраний, Бланки и шаблоны. Выберите папку, чтобы увидеть её документы. На телефоне папки образуют полосу над списком, которая прокручивается вбок.
В каждой строке — название, языки документа (например, EN · ՀՅ · RU) и размер, версия (v3), кому он доступен и когда обновлялся последний раз. Ищите по названию или покажите только документы для всех или только для админов. На телефоне список превращается в карточки.
Загрузить документ
Кнопка Загрузить открывает форму в текущей папке. В ней нужно указать:
- Название: до 200 символов.
- Папка: куда относится документ.
- Кому доступен: Все в комплексе или Только админы.
- Примечание, по желанию: до 500 символов.
- Файлы: по вкладке на каждый язык. Каждая вкладка принимает один файл PDF, Word или Excel до 20 МБ и показывает Добавлен или Нет файла. Добавьте файл хотя бы на одном языке.
Кнопка Загрузить сохраняет документ, и сообщение подтверждает это.
Версии
Кнопка Новая версия в строке загружает следующую версию документа — со своими файлами и примечанием о том, что изменилось. Прежние версии сохраняются. Раскройте строку (стрелка слева или История версий на телефоне), чтобы увидеть каждую версию с датой, тем, кто её загрузил, и примечанием.
Скачать выдаёт текущую версию на вашем языке. Если файла на вашем языке нет — на английском, а если нет и его — на первом языке версии.
Изменить или удалить документ
Изменить позволяет переименовать документ, перенести его в другую папку или поменять, кому он доступен. Если за это время документ изменил кто-то другой, форма закроется и попросит открыть его снова, чтобы чужие изменения никогда не затирались.
Удалить сначала спрашивает: все версии будут удалены, собственники потеряют доступ. Действие необратимо.
Для собственников и жильцов
В разделе Документы те же пять папок, но только с документами, открытыми для всех. Загружать, изменять и удалять здесь нечего, а документы только для администраторов не показываются.
У каждого документа есть кнопка Скачать на вашем языке, например Скачать · RU. Кнопка с меткой EN или ՀՅ скачивает другие языки документа. Если файла на вашем языке нет, под названием появляется пометка, например Версии на языке «русский» нет. Вы получите: английский., и кнопка скачивает этот язык.
Уведомление о новом документе или новой версии открывает его папку и выделяет документ. Если документ удалён или больше не открыт для всех, об этом появится сообщение.